O que é o MS Project e por que usá-lo?
O MS Project é um software de gerenciamento de projetos que ajuda você a planejar, executar e monitorar projetos de qualquer tamanho e complexidade. Seja você um gerente de projeto, um membro da equipe ou uma parte interessada, o MS Project pode ajudá-lo a atingir as metas do seu projeto e fornecer resultados bem-sucedidos.
ms project
O MS Project existe há mais de três décadas e evoluiu para atender às necessidades em constante mudança dos profissionais de gerenciamento de projetos. Faz parte do pacote de produtos Microsoft 365, o que significa que você pode acessá-lo online ou offline, em seu desktop ou dispositivo móvel, e integrá-lo a outros aplicativos da Microsoft, como Teams, Outlook e OneDrive.
Mas por que você deve usar o MS Project para seus projetos? Quais são as vantagens deste software sobre outras ferramentas? Neste artigo, exploraremos os recursos, benefÃcios e alternativas do MS Project, além de fornecer um tutorial básico sobre como usá-lo.
Recursos do MS Project
O MS Project possui um rico conjunto de recursos que cobrem todos os aspectos do gerenciamento de projetos. Aqui estão algumas das principais caracterÃsticas que tornam o MS Project uma ferramenta poderosa e versátil:
Criar cronogramas de projeto
O MS Project permite que você crie cronogramas de projeto detalhados com tarefas, marcos, prazos, dependências, durações e prioridades. Você pode usar modelos pré-construÃdos ou começar do zero, dependendo de suas necessidades. Você também pode importar dados de outras fontes, como Excel ou SharePoint.
O MS Project usa um mecanismo de agendamento robusto que calcula as datas de inÃcio e término das tarefas com base em vários fatores, como esforço, disponibilidade, restrições, calendários e nivelamento de recursos. Você também pode executar cenários hipotéticos para ver o impacto das alterações em sua programação.
Criar e gerenciar recursos do projeto
O MS Project ajuda você a gerenciar pessoas, equipamentos, materiais e custos envolvidos em seu projeto. Você pode criar listas de recursos com nomes, funções, taxas, disponibilidade, habilidades e outros detalhes.Você pode atribuir recursos a tarefas e acompanhar seu trabalho e custos.
O MS Project também ajuda a otimizar a alocação de recursos em seu projeto. Você pode ver a disponibilidade e utilização de recursos em diferentes visualizações e relatórios. Você também pode resolver superalocações e subalocações ajustando atribuições ou nivelando recursos.
Visualização da linha do tempo do projeto
O MS Project fornece uma representação visual do cronograma do seu projeto na visualização da linha do tempo. Esta visualização mostra as principais tarefas, marcos, fases e prazos do seu projeto em um formato simples e claro. Você pode personalizar a aparência da linha do tempo alterando cores, formas, fontes e estilos.
A exibição da linha do tempo é ideal para comunicar a visão geral do seu projeto à s partes interessadas e aos membros da equipe. Você pode facilmente copiar e colar a linha do tempo em outros aplicativos, como PowerPoint ou Word. Você também pode criar várias linhas do tempo para diferentes aspectos ou nÃveis do seu projeto.
Relatórios do MS Project
O MS Project ajuda você a monitorar e relatar o progresso e o desempenho do seu projeto. Você pode escolher entre uma variedade de relatórios integrados que abrangem diferentes aspectos, como tarefas, recursos, custos, riscos, problemas, variações, valor agregado e muito mais. Você também pode criar relatórios personalizados usando gráficos, tabelas, caixas de texto, imagens e outros elementos.
Os relatórios no MS Project são dinâmicos e interativos. Eles são atualizados automaticamente à medida que você altera os dados em seu projeto. Você também pode filtrar, classificar, agrupar, fatiar e detalhar os dados nos relatórios. Você também pode exportar os relatórios para PDF, Excel ou outros formatos.
Diferentes visualizações e customizações
O MS Project oferece uma variedade de visualizações que permitem que você veja os dados do seu projeto de diferentes maneiras. Você pode alternar entre modos de exibição, como gráfico de Gantt, calendário, quadro de tarefas, planilha de recursos, diagrama de rede e muito mais. Você também pode criar suas próprias exibições combinando tabelas, filtros, grupos e campos.
O MS Project também oferece flexibilidade para personalizar seu projeto de acordo com suas preferências e necessidades. Você pode alterar as opções e configurações do software, como idioma, moeda, formato de data, valores padrão e muito mais. Você também pode criar campos personalizados, fórmulas, macros e suplementos para estender a funcionalidade do MS Project.
Gerenciar vários projetos
O MS Project permite que você gerencie vários projetos em um único arquivo ou em vários arquivos. Você pode criar projetos principais e subprojetos vinculados entre si e compartilhar informações. Você também pode criar projetos consolidados que combinam dados de vários projetos independentes.
O MS Project ajuda você a coordenar e alinhar vários projetos com metas e dependências comuns. Você pode ver o status geral e o desempenho de seu portfólio de projetos em diferentes visualizações e relatórios. Você também pode comparar diferentes versões ou cenários de seus projetos para avaliar alternativas e tomar decisões.
Compartilhe recursos com um pool comum
O MS Project permite que você compartilhe recursos em vários projetos usando um pool de recursos comum. Um pool de recursos é um arquivo separado que contém a lista de recursos e seus detalhes. Você pode vincular seus projetos ao pool de recursos e atribuir recursos a partir dele.
O MS Project ajuda a evitar conflitos e duplicação de recursos usando um pool de recursos comum. Você pode ver a disponibilidade e utilização de recursos em todos os projetos vinculados em diferentes exibições e relatórios. Você também pode atualizar as informações dos recursos no pool de recursos e refleti-las em todos os projetos vinculados.
Criar campos personalizados
O MS Project permite criar campos personalizados para armazenar informações adicionais que não estão disponÃveis nos campos predefinidos. Os campos personalizados podem ser campos de texto, número, data, duração, sinalizador ou código de estrutura de tópicos. Você pode definir o nome, tipo, fórmula, tabela de pesquisa, indicadores gráficos e outras propriedades de campos personalizados.
O MS Project ajuda você a capturar e exibir informações relevantes para seu projeto usando campos personalizados. Você pode usar campos personalizados para armazenar dados como nÃvel de risco, prioridade, status, comentários ou qualquer outro atributo importante para o seu projeto. Você também pode usar campos personalizados para filtrar, classificar, agrupar, calcular ou exibir dados em seu projeto. Você também pode adicionar campos personalizados a diferentes exibições e relatórios.
BenefÃcios do MS Project
O MS Project não é apenas um software, mas uma solução que pode ajudá-lo a gerenciar seus projetos de maneira mais eficaz e eficiente. Aqui estão alguns dos benefÃcios de usar o MS Project para suas necessidades de gerenciamento de projetos:
Melhore o planejamento e a organização do projeto
O MS Project ajuda você a planejar e organizar seu projeto do inÃcio ao fim. Você pode definir o escopo, objetivos, entregas, tarefas, recursos, custos e riscos do seu projeto. Você também pode criar um cronograma realista e viável que atenda à s expectativas de suas partes interessadas e membros da equipe.
O MS Project ajuda você a manter seu projeto no caminho certo e dentro do orçamento. Você pode monitorar o progresso e o desempenho do seu projeto em relação à linha de base. Você também pode identificar e resolver problemas e mudanças que possam surgir durante o ciclo de vida do projeto.
Melhore a colaboração e a comunicação
O MS Project ajuda você a colaborar e se comunicar com os membros de sua equipe e partes interessadas. Você pode compartilhar as informações e atualizações do seu projeto com eles usando diferentes métodos, como e-mail, Teams, SharePoint ou OneDrive. Você também pode convidá-los para visualizar ou editar seu projeto online ou offline.
O MS Project ajuda você a manter todos na mesma página e informados sobre o status e os problemas do projeto. Você também pode coletar feedback e informações deles usando comentários, notas ou pesquisas. Você também pode criar e atribuir tarefas e itens de ação a eles usando o MS Project.
Acompanhe o progresso e o desempenho
O MS Project ajuda você a acompanhar o progresso e o desempenho do seu projeto usando várias métricas e indicadores.Você pode medir a conclusão, duração, trabalho, custo, qualidade, escopo e valor do seu projeto. Você também pode comparar os resultados reais com os resultados planejados para identificar variações e desvios.
O MS Project ajuda você a avaliar o sucesso e os resultados de seu projeto usando diferentes métodos, como análise de valor agregado, análise de caminho crÃtico, análise de risco ou análise das partes interessadas. Você também pode gerar e compartilhar relatórios e painéis que mostram os principais indicadores de desempenho (KPIs) do seu projeto.
Tome decisões baseadas em dados
O MS Project ajuda você a tomar decisões baseadas em dados que dão suporte às metas e aos objetivos do seu projeto. Você pode usar os dados e insights do MS Project para analisar a situação, identificar alternativas, avaliar opções e escolher o melhor curso de ação.
O MS Project ajuda você a justificar e comunicar suas decisões aos membros de sua equipe e partes interessadas. Você pode usar a evidência e a lógica do MS Project para explicar os benefÃcios, custos, riscos e impactos de suas decisões. Você também pode usar o MS Project para documentar e registrar suas decisões para referência futura.
Alternativas do MS Project
O MS Project não é o único software de gerenciamento de projetos disponÃvel no mercado. Existem muitas outras ferramentas que oferecem recursos e benefÃcios semelhantes ou diferentes para o gerenciamento de projetos. Aqui estão algumas das alternativas populares ao MS Project que você pode querer considerar:
ClickUp
O ClickUp é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que afirma ser o único aplicativo para substituir todos eles. Ele oferece uma variedade de recursos, como tarefas, subtarefas, listas de verificação, metas, marcos, dependências, gráficos de Gantt, calendários, linhas do tempo, quadros, listas, formulários, documentos, bate-papo e muito mais. Você também pode integrar o ClickUp com mais de 1.000 outros aplicativos usando o Zapier ou suas integrações nativas.
O ClickUp foi projetado para ser flexÃvel e personalizável para qualquer tipo de projeto ou equipe. Você pode criar seus próprios fluxos de trabalho, exibições, campos, status e permissões.Você também pode usar modelos e automação para economizar tempo e esforço.
O ClickUp possui um plano gratuito que permite usuários e tarefas ilimitados, mas com recursos e armazenamento limitados. Os planos pagos começam em $ 5 por usuário por mês e oferecem mais recursos e armazenamento.
asana
Asana é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que ajuda você a organizar e gerenciar seu trabalho. Ele oferece recursos como tarefas, subtarefas, projetos, portfólios, metas, marcos, dependências, cronogramas, calendários, quadros, listas, formulários, arquivos, bate-papo e muito mais. Você também pode integrar Asana com mais de 100 outros aplicativos usando suas integrações nativas ou Zapier.
O Asana foi projetado para ser simples e intuitivo para qualquer tipo de projeto ou equipe. Você pode criar seus próprios fluxos de trabalho, exibições, campos, status e permissões. Você também pode usar modelos e automação para agilizar seus processos.
Asana tem um plano gratuito que permite até 15 usuários e tarefas e projetos ilimitados, mas com recursos limitados. Os planos pagos começam em $ 10,99 por usuário por mês e oferecem mais recursos e suporte.
Folha inteligente
O Smartsheet é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que combina o poder das planilhas com a funcionalidade das ferramentas de gerenciamento de projetos. Ele oferece recursos como planilhas, linhas, colunas, células, fórmulas, gráficos, relatórios, painéis, fluxos de trabalho, automação, formulários, arquivos, bate-papo e muito mais. Você também pode integrar o Smartsheet com mais de 200 outros aplicativos usando suas integrações ou conectores nativos.
O Smartsheet foi projetado para ser flexÃvel e escalável para qualquer tipo de projeto ou equipe. Você pode criar suas próprias planilhas, exibições, campos, fórmulas, gráficos, relatórios, painéis, fluxos de trabalho e automação. Você também pode usar modelos e soluções para começar rapidamente.
O Smartsheet possui um plano gratuito que permite até 10 usuários e 10 planilhas, mas com recursos e armazenamento limitados. Os planos pagos começam em $ 14 por usuário por mês e oferecem mais recursos e armazenamento.
Trello
O Trello é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que usa quadros, listas e cartões para organizar e gerenciar seu trabalho. Ele oferece recursos como tarefas, listas de verificação, rótulos, datas de vencimento, anexos, comentários, votos, power-ups e muito mais. Você também pode integrar o Trello com mais de 100 outros aplicativos usando suas integrações nativas ou Zapier.
O Trello foi projetado para ser divertido e fácil de usar para qualquer tipo de projeto ou equipe. Você pode criar seus próprios quadros, listas, cartões, etiquetas e power-ups. Você também pode usar modelos e inspiração para encontrar novas maneiras de usar o Trello.
O Trello tem um plano gratuito que permite usuários e quadros ilimitados, mas com recursos e power-ups limitados. Os planos pagos começam em $ 9,99 por usuário por mês e oferecem mais recursos e power-ups.
Tutorial do MS Project
Se você quer aprender a usar o MS Project para seus projetos, aqui está um tutorial básico que o guiará pelas principais etapas. Você precisará ter o MS Project instalado em seu computador ou acessá-lo online através do Microsoft 365.
Como criar um novo projeto
Para criar um novo projeto no MS Project, siga estas etapas:
Abra o MS Project e clique em Arquivo > Novo.
Selecione Projeto em branco ou escolha um modelo na lista.
Digite um nome para o seu projeto e clique em Criar.
Salve seu arquivo de projeto em um local de sua escolha.
Como adicionar tarefas e dependências
Para adicionar tarefas e dependências no MS Project, siga estas etapas:
Na visualização do gráfico de Gantt, insira os nomes de suas tarefas na coluna Nome da Tarefa.
Insira as durações de suas tarefas na coluna Duração.
Para criar dependências entre tarefas, selecione uma tarefa e arraste o Ãcone de link para outra tarefa. Como alternativa, você pode inserir o número da tarefa predecessora na coluna Predecessoras.
Para criar marcos, insira 0 na coluna Duração para a tarefa de marco.
Para criar tarefas de resumo, selecione as subtarefas e clique em Tarefa > Recuo. Como alternativa, você pode usar o botão Recuar na barra de ferramentas.
Como atribuir recursos e custos
Para atribuir recursos e custos no MS Project, siga estas etapas:
Clique em Recurso > Planilha de recursos para alternar para a visualização da planilha de recursos.
Insira os nomes de seus recursos na coluna Nome do Recurso.
Insira o tipo, taxa, disponibilidade e outros detalhes de seus recursos nas colunas correspondentes.
Clique em Exibir > Gráfico de Gantt para voltar à visualização do gráfico de Gantt.
Selecione uma tarefa e clique em Recurso > Atribuir recursos. Como alternativa, você pode usar o botão Atribuir recursos na barra de ferramentas.
Selecione os recursos que deseja atribuir à tarefa e clique em Atribuir.
Repita as etapas 5 e 6 para outras tarefas, conforme necessário.
Como usar visualizações e filtros diferentes
Para usar diferentes modos de exibição e filtros no MS Project, siga estas etapas:
Clique em View > Task Views ou Resource Views para selecionar uma visão diferente para o seu projeto. Você pode escolher entre exibições como calendário, linha do tempo, quadro, diagrama de rede, uso de recursos, gráfico de recursos e muito mais.
Para personalizar uma exibição, clique em Exibir > Tabelas ou Exibir > Filtros para alterar a tabela ou filtro para a exibição. Você pode escolher entre tabelas ou filtros predefinidos ou criar os seus próprios.
Para criar uma nova exibição, clique em Exibir > Mais exibições e, em seguida, clique em Novo. Insira um nome e uma descrição para sua exibição e selecione o tipo de exibição desejado. Em seguida, selecione a tabela, filtro, grupo e outras configurações para sua exibição. Clique em OK para salvar sua visualização.
Como gerar e personalizar relatórios
Para gerar e personalizar relatórios no MS Project, siga estas etapas:
Clique em Relatório > Painel, Recursos ou Custos para selecionar uma categoria de relatórios para seu projeto. Você pode escolher entre relatórios predefinidos, como visão geral do projeto, status da tarefa, visão geral dos recursos, fluxo de caixa e muito mais.
Para personalizar um relatório, clique nos elementos do relatório, como gráficos, tabelas, caixas de texto, imagens e muito mais. Você pode alterar os dados, formato, estilo e layout dos elementos do relatório usando as opções na faixa de opções ou no painel direito.
Para criar um novo relatório, clique em Relatório > Novo relatório e selecione o tipo de relatório desejado. Digite um nome para o seu relatório e clique em OK. Em seguida, adicione e personalize os elementos do relatório conforme necessário.
Para exportar ou imprimir um relatório, clique em Arquivo > Exportar ou Arquivo > Imprimir. Você pode escolher o formato e as configurações para sua saÃda.
Conclusão
O MS Project é um software de gerenciamento de projetos abrangente e poderoso que pode ajudá-lo a planejar, executar e monitorar seus projetos. Possui um rico conjunto de recursos que cobrem todos os aspectos do gerenciamento de projetos. Ele também oferece muitos benefÃcios que podem melhorar o planejamento e a organização do projeto, aprimorar a colaboração e a comunicação, acompanhar o progresso e o desempenho e tomar decisões baseadas em dados.
No entanto, o MS Project não é a única opção para gerenciar seus projetos. Existem muitas alternativas que oferecem caracterÃsticas e benefÃcios semelhantes ou diferentes para diferentes tipos de projetos e equipes. Você deve comparar e avaliar diferentes ferramentas para encontrar o melhor ajuste para suas necessidades e preferências.
Neste artigo, fornecemos uma visão geral dos recursos, benefÃcios e alternativas do MS Project, bem como um tutorial básico sobre como usá-lo. Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprender mais sobre o MS Project e como usá-lo em seus projetos.
perguntas frequentes
Aqui estão algumas perguntas frequentes sobre o MS Project:
Quanto custa o MS Project?
O MS Project tem diferentes planos de preços, dependendo da versão e dos recursos que você deseja. Os planos atuais são:
Plano de projeto 1: $ 10 por usuário por mês. Este plano inclui acesso online ao MS Project com recursos básicos, como exibição em grade, exibição de quadro, exibição de linha do tempo, ferramentas de colaboração e modelos pré-construÃdos.
Plano de projeto 3: $ 30 por usuário por mês. Este plano inclui acesso online e de desktop ao MS Project com recursos avançados, como gráficos de Gantt, gerenciamento de recursos, relatórios, linhas de base, vários projetos e campos personalizados.
Plano de projeto 5: $ 55 por usuário por mês.Este plano inclui acesso online e de desktop ao MS Project com recursos premium, como gerenciamento de demanda, seleção de portfólio, gerenciamento de recursos empresariais e planilhas de horas.
Você também pode obter o MS Project como parte dos planos do Microsoft 365 Enterprise, que incluem outros aplicativos e serviços da Microsoft. Você também pode obter uma avaliação gratuita do MS Project por 30 dias.
Como aprender MS Project?
Existem muitas maneiras de aprender o MS Project, dependendo do seu estilo de aprendizado e preferências. Aqui estão algumas das maneiras comuns de aprender o MS Project:
Cursos online: Existem muitos cursos online que ensinam os recursos básicos e avançados do MS Project. Você pode encontrá-los em plataformas como Udemy, Coursera, LinkedIn Learning e muito mais. Alguns deles oferecem certificados ou distintivos após a conclusão.
Livros: Existem muitos livros que cobrem o MS Project em profundidade e detalhes. Você pode encontrá-los na Amazon, Barnes & Noble ou outras livrarias. Alguns deles incluem exercÃcios e exemplos para ajudá-lo a praticar suas habilidades.
VÃdeos: Existem muitos vÃdeos que demonstram como usar o MS Project para diferentes cenários e propósitos. Você pode encontrá-los no YouTube, Vimeo ou outras plataformas de vÃdeo. Alguns deles incluem dicas e truques para ajudá-lo a melhorar sua produtividade.
Blogs: Existem muitos blogs que compartilham insights e práticas recomendadas no MS Project. Você pode encontrá-los no Google, Bing ou outros mecanismos de pesquisa. Alguns deles incluem estudos de caso e análises para ajudá-lo a aprender com as experiências de outras pessoas.
Fóruns: Existem muitos fóruns onde você pode fazer perguntas e obter respostas de outros usuários e especialistas do MS Project. Você pode encontrá-los na Microsoft, Reddit, Quora ou outros sites. Alguns deles incluem discussões e debates para ajudá-lo a aprender de diferentes perspectivas.
Como obter a certificação MS Project?
Se você deseja obter a certificação em MS Project, pode fazer o exame Microsoft Certified: Project Associate.Este exame testa sua capacidade de iniciar, planejar, executar, monitorar, controlar e fechar um projeto usando o MS Project. O exame abrange tópicos como:
Criando um projeto
Agendamento de tarefas
Gerenciando recursos
Acompanhando o progresso
Relatórios e comunicação
Fechando um projeto
O exame custa US$ 165 e consiste em 40 a 60 perguntas nos formatos de múltipla escolha, arrastar e soltar ou estudo de caso. Você tem 180 minutos para concluir o exame. Você precisa marcar pelo menos 700 de 1000 pontos para passar no exame.
Como atualizar o MS Project?
Se você tiver o MS Project instalado em seu computador, poderá atualizá-lo seguindo estas etapas:
Abra o MS Project e clique em Arquivo > Conta.
Em Informações do produto, clique em Opções de atualização > Atualizar agora.
Aguarde a atualização baixar e instalar.
Reinicie o MS Project quando solicitado.
Como desinstalar o MS Project?
Se você deseja desinstalar o MS Project do seu computador, pode fazê-lo seguindo estas etapas:
Abra o Painel de Controle e clique em Programas > Programas e Recursos.
Selecione Microsoft 365 ou Microsoft Office na lista de programas.
Clique em Alterar > Modificar.
Selecione a versão do MS Project que deseja desinstalar e clique em Desinstalar.
Siga as instruções na tela para concluir o processo de desinstalação.
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